APA/PTO

Las organizaciones de padres, como las PTO y las PTA, apoyan a la comunidad escolar mediante la colaboración, el voluntariado y la recaudación de fondos, al tiempo que mejoran las experiencias educativas de todos los alumnos. Depende del grupo de padres y de la dirección de la escuela decidir qué tipo de organización de padres (PTO o PTA) es la más adecuada para sus necesidades. Para asociarse con una escuela de HISD, todas las organizaciones de padres deben: 

• Ser una organización sin ánimo de lucro: Operar bajo las leyes sin ánimo de lucro de Texas y seguir todas las regulaciones distritales, estatales y federales. 
• Colaborar con el liderazgo de la escuela: Mantener una comunicación regular con el director y el personal para alinearse con las prioridades de la escuela y las políticas de HISD. 
• Estar dirigida por los padres: Los miembros deben incluir principalmente a los padres y cuidadores. Miembros de la comunidad y empleados de HISD también pueden participar. 
• Establecer un liderazgo claro: Crear un consejo diverso con funciones definidas, que funcione con arreglo a estatutos aprobados y tome decisiones de forma ética, justa e integradora. 
• Recaudar fondos de forma responsable: Planifica actividades de recaudación de fondos que apoyen el aprendizaje y el enriquecimiento de los alumnos, con gastos aprobados por la escuela. 
• Cumplir las políticas de voluntariado: Asegúrese de que todos los voluntarios estén aprobados por el distrito y promuevan un entorno acogedor para todas las familias. 
• Comuníquese abiertamente: celebre reuniones periódicas, comparta información actualizada a través de boletines y facilite el acceso a actas, presupuestos y planes. 
• Rinde cuentas: Revise periódicamente el impacto de su grupo y esté abierto a las opiniones de la escuela y el distrito. 
• Presentar la documentación anual: Cada año, presentar los documentos requeridos al director de la escuela y al Departamento FACE para permanecer en regla. Consulta la sección "Formación" para obtener más información. 
• Completar la formación sobre cumplimiento: Completar la formación anual dirigida por el Departamento FACE sobre las políticas del Distrito y los protocolos de asociación. Junto con los documentos anuales, deberá presentarse un certificado de al menos un miembro de la junta ejecutiva. 

Para apoyo o preguntas, el Departamento de Participación Familiar y Comunitaria (FACE) de HISD está aquí para ayudar a su organización a tener éxito. 

Las Organizaciones de Padres (PTOs/PTAs) son organizaciones independientes sin fines de lucro conectadas a la escuela. No forman parte de HISD y son totalmente responsables de su propia gestión: 

• Formación y gobernanza 
• Finanzas, declaraciones fiscales y auditorías 
• Situación jurídica y cobertura de seguro 

Para asociarse con una escuela de HISD, todas las Organizaciones de Padres deben: 

• Ser una organización sin ánimo de lucro conforme a la legislación de Texas (probablemente una 501(c)(3)) 
• Obtener la aprobación por escrito del director de la escuela antes de constituirse, utilizar las instalaciones escolares o recaudar fondos.  
• Asistir a una formación del Departamento FACE en los 30 días siguientes a la formación 
• Presentar la documentación y la aprobación del Director al Departamento FACE 

Las Organizaciones de Padres deben completar lo siguiente para convertirse en una organización sin ánimo de lucro: 

• Presentar los estatutos 
• Redactar y aprobar los estatutos 
• Solicitar un número de identificación fiscal y la exención de impuestos federales 
• Abrir una cuenta bancaria 
• Asegurar la responsabilidad civil y los bienes 

Cada año, presente los siguientes documentos al Director del centro y al Departamento de Participación Familiar y Comunitaria: 

• Nombres e información de contacto de todos los funcionarios 
• Constitución y estatutos vigentes 
• Presupuesto anual aprobado 
• Informe o auditoría del tesorero (en los 90 días siguientes al cierre del ejercicio o antes del 30 de junio) 
• Nombre del banco asegurado por la FDIC utilizado para todos los fondos 
• Copias de los estatutos, del certificado de organización y de la carta de exención fiscal. 

Afiliación y voluntariado 

Para garantizar un entorno escolar seguro y acogedor, todos los voluntarios de las organizaciones de padres deben: 

• Completar la verificación de antecedentes requerida por HISD antes de participar en cualquier actividad relacionada con la escuela. Esta investigación ayuda a crear un ambiente escolar seguro y se alinea con las políticas del distrito destinadas a proteger a los niños. Para obtener más información, visite el sitio web de Voluntarios en las Escuelas Públicas (VIPS).

Afiliación y liderazgo

Las organizaciones de padres están abiertas a todos los padres, tutores y familiares de los alumnos matriculados. 

• Los miembros de la comunidad pueden afiliarse, según los estatutos de la organización. 
• Los profesores y el personal pueden participar, pero no pueden actuar como Presidente, Vicepresidente o Tesorero. 

Informes de los agentes

Al inicio de cada curso escolar, o cuando se produzcan cambios, las Organizaciones de Padres deberán presentar al Director del centro y al Departamento FACE la siguiente información: 

• Nombres, correos electrónicos y números de teléfono de todos los directivos (Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Secretario)

Normas éticas

Se espera que los miembros respeten: 

• Honestidad, respeto, inclusión y confidencialidad. La defensa de estos valores es política y genera confianza y refleja el compromiso de la organización de servir a la comunidad escolar de forma responsable. 

Las prácticas financieras sólidas son esenciales para la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento. Las organizaciones de padres deben administrar los fondos de manera responsable y de acuerdo con los requisitos legales y de HISD. 

Prácticas financieras obligatorias 

• Abrir una cuenta bancaria específica 
  • Debe estar a nombre de la organización 
  • Utilice el Número de Identificación de Empleado (EIN) del grupo, no un número personal de la Seguridad Social o el EIN de HISD. 
  • Exigir que dos funcionarios firmen cheques o reintegros 
• Mantener registros precisos 
  • Utilizar un libro mayor o un programa de contabilidad 
  • Conserve los recibos, facturas y extractos bancarios durante 3-5 años. 
• Elaborar y aprobar un presupuesto anual 
  • Revisar y actualizar según sea necesario con la aprobación de los miembros 
• Seguimiento y depósito adecuado de los fondos 
  • Documentar todos los ingresos, incluidas donaciones y recaudaciones de fondos. 
  • Deposite los fondos con prontitud: no guarde dinero en efectivo en casa ni lo guarde o transfiera a través de cuentas personales. 
  • No mezclar nunca fondos personales y de la organización 
• Utilizar controles internos 
  • Dos personas deben contar el efectivo y revisar los extractos 
  • La Junta Ejecutiva debe examinar los informes financieros mensuales 
• Realizar una auditoría o revisión financiera anual 
  • Puede ser interno (por no firmantes) o externo 
• Cumplir con los estatutos, las normas del IRS y las políticas de HISD. 
  • Las organizaciones matrices son responsables de todas las obligaciones financieras, incluidos todos los impuestos, deudas y otros compromisos financieros contraídos por la organización. 
  • El formulario 990 del IRS y las declaraciones estatales deben presentarse anualmente 
• Promover la transparencia financiera 
  • Compartir informes en las reuniones y mantener informados a los miembros sobre los principales gastos y la recaudación de fondos. 
• Utilice métodos de pago seguros 
  • Fomentar los pagos electrónicos siempre que sea posible 
  • Cuando maneje dinero en efectivo, utilice cajas cerradas con llave; el personal de la escuela no debe poseer las llaves de las cajas. 
• El personal del distrito y de la escuela no puede desempeñar funciones financieras 
  • El personal no puede actuar como tesorero, presidente de recaudación de fondos o firmante de cheques. 

El Distrito Escolar Independiente de Houston (HISD, por sus siglas en inglés) ha establecido pautas específicas para las actividades de recaudación de fondos realizadas por organizaciones de padres, tales como las Organizaciones de Padres y Maestros (PTO, por sus siglas en inglés), las Asociaciones de Padres y Maestros (PTA, por sus siglas en inglés) y los Clubes de Apoyo (Booster Clubs). 

Requisitos clave: 

• Las actividades de recaudación de fondos deben estar en consonancia con las políticas financieras del distrito, cumplir la normativa sobre recaudación de fondos del Consejo de Educación y ser coherentes con los objetivos educativos de la escuela. 
• La recaudación de fondos debe ajustarse al presupuesto, las prioridades y las necesidades del campus. 
• Todos los eventos de recaudación de fondos deben ser aprobados previamente por el director de la escuela. 
• La recaudación de fondos no debe coincidir con otros actos escolares o del distrito. 

Recordatorios importantes: 

• Las organizaciones matrices son entidades independientes y gestionan sus propios fondos 
• Todos los fondos deben ingresarse en la cuenta bancaria de la organización, no en la de la escuela. 
• HISD no es responsable financieramente de ninguna organización matriz ni de sus actividades. 

Para obtener las pautas completas, consulte la Guía de Recursos para Grupos de Padres de HISD. 

Bajo la Sección 11.156 del Código de Educación de Texas, HISD puede aceptar donaciones de organizaciones de padres, incluyendo fondos para puestos suplementarios de personal. Sin embargo, todas las donaciones deben seguir las pautas locales, estatales y federales. 

Antes de donar artículos: 

Las organizaciones de padres deben hablar primero con el director de la escuela para: 

• Asegurarse de que la donación se ajusta a las necesidades de la escuela y a las normas del HISD. 
• Confirmar que el artículo es seguro, apropiado y cumple los requisitos de las instalaciones, la tecnología o la enseñanza. 
• Discutir cualquier coste de instalación, mantenimiento o futuro 
• Evitar la duplicación de recursos existentes 
• Garantizar la documentación adecuada y la transparencia 

Una comunicación clara garantiza que las donaciones tengan sentido, sean seguras y apoyen las prioridades de la escuela.