Oficina del Interventor
La Oficina del Contralor garantiza que las operaciones comerciales y los sistemas financieros del Distrito permitan a las partes interesadas tener acceso oportuno a los datos financieros utilizando las mejores prácticas comerciales y manteniendo al mismo tiempo controles internos adecuados que permitan la disposición responsable de los fondos públicos.
La Oficina del Interventor es responsable de:
- Recaudación y comunicación de recursos: principalmente recaudación de impuestos, ingresos de programas de fundaciones estatales e ingresos de comedores escolares.
- El registro correcto de los gastos en las cuentas presupuestarias del Distrito
- Inversión de todos los fondos disponibles de acuerdo con la Política de gestión de tesorería e inversiones del Distrito.
- Informes financieros estatales y federales
- Declaración de la nómina
- Información financiera puntual para las partes interesadas
Departamentos
- Cuentas por pagar
- Proyectos de capital
- Empresa
- Contabilidad general
- Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC)
- Servicio interno
- Contabilidad de activos fijos
- Ingresos especiales
- Tesoro
Cuentas por pagar
El objetivo principal del área de Cuentas a Pagar es procesar los pagos a proveedores para el Distrito de manera oportuna. Conjuntamente con esto, Cuentas por Pagar también debe:
- Interactuar estrechamente con Adquisiciones para garantizar que se respetan las políticas del Distrito y las leyes estatales/federales al realizar las compras.
- Procesar los reembolsos (viajes, Fondo Centralizado de Actividades, etc.) de acuerdo con las políticas del Distrito y las leyes estatales/federales.
- Comunicarse con los proveedores, las escuelas y el personal del departamento en relación con las cuestiones de pago que puedan surgir.
Cuentas por Pagar desea que su experiencia con nuestra área sea positiva, por favor contáctenos y déjenos saber cómo podemos servirle mejor en: AccountsPayable@houstonisd.org
Envíe las facturas en formato PDF para su tramitación a HISD_VendorInvoices@houstonisd.org
Proyectos de capital
La Contabilidad de Proyectos de Capital proporciona la contabilidad financiera y la elaboración de informes para los proyectos de construcción en curso del Distrito. Los contratos de los Servicios de Construcción autorizados por el Consejo de Educación se consignan y gravan. Las solicitudes de pagos progresivos se presentan a Contabilidad de Proyectos de Capital para el pago a contratistas, arquitectos, ingenieros, administradores de programas y otros proveedores relacionados con la construcción. Los proyectos se concilian para garantizar que las cuentas y la financiación de los proyectos estén siempre equilibradas. También se analizan las tendencias de los proyectos y los flujos de caja a lo largo de la vida de los fondos de proyectos de capital. Se preparan informes financieros mensuales para los Programas de Capital de Instalaciones del Distrito y cualquier otra iniciativa de fondos de proyectos de capital.
Las principales fuentes de financiación de los proyectos de capital son la emisión de bonos, los fondos de las zonas de reinversión de incremento fiscal (TIRZ), los fondos de reparto, la financiación diversa procedente de la venta de bienes de capital, los arrendamientos financieros y otras fuentes de ingresos diversas.
- El Programa de Capital de Instalaciones 2012, de 1.890 millones de dólares, se financia con la emisión de bonos aprobada por los votantes en noviembre de 2012. Además, la Junta aprobó 212,4 millones de dólares en octubre de 2015. El programa de bonos de 2012 consiste en la nueva construcción y reparación de 40 escuelas en todo el distrito, mejoras tecnológicas, el reemplazo de las casas de campo regionales y mejoras de las instalaciones deportivas, renovaciones de baños de la escuela media y, mejoras de seguridad y protección.
- Las zonas de reinversión por incremento de impuestos (TIRZ) fueron creadas por la ciudad de Houston para reurbanizar zonas deterioradas. El éxito del programa TIRZ requiere la participación del distrito. Los fondos se generan a partir de los incrementos del valor de la propiedad dentro de las zonas. Los proyectos que utilizan estos fondos deben ser aprobados por el Consejo de Educación.
- En 2006, el distrito puso en marcha un nuevo programa de "pago por uso" para el mantenimiento de las instalaciones escolares y no escolares. Los proyectos que utilizan estos fondos deben ser aprobados por el Consejo de Educación.
- Los fondos diversos proceden de la venta de bienes de capital, arrendamientos financieros y otras fuentes de ingresos. Los grandes proyectos de mejora deben ser aprobados por el Consejo de Educación.
La Contabilidad de Proyectos de Capital también proporciona información a empresas de fianzas, contratistas, subcontratistas, contribuyentes y organismos gubernamentales. El departamento mantiene los archivos de los proyectos de construcción en curso, así como los archivos permanentes de construcción e inmobiliarios del Distrito.
Empresa
La contabilidad empresarial se compone de Servicio de Alimentación, Desarrollo Empresarial y Finanzas de Medicaid.
Servicio de comidas
El Fondo de Servicios de Alimentación se utiliza para contabilizar las operaciones financieras de los programas de desayuno y almuerzo ofrecidos por el Distrito. El Distrito gestiona varios cientos de comedores escolares que sirven más de 100.000 comidas diarias. Durante más de veinticinco años, el Distrito ha participado en los programas nacionales de almuerzos y desayunos escolares, que son programas federales que proporcionan un reembolso parcial del coste de las comidas servidas a los niños. Los costes restantes de preparar y servir estas comidas son pagados por los estudiantes y el personal. El Distrito también participa en el programa de comidas de verano, financiado por el Departamento de Servicios Humanos de Texas.
Financiación de Medicaid
El Fondo Medicaid se utiliza para contabilizar el funcionamiento financiero de los programas especiales de reembolso ofrecidos por el Distrito. Durante varios años, el Distrito ha participado en un programa de reembolso de Medicaid, que es un programa federal para proporcionar el reembolso parcial de los servicios de atención médica prestados a los niños elegibles. En la actualidad, el Distrito presta servicios de asesoramiento de Medicaid a más de 200 distritos escolares de Texas.
Contabilidad general
El Fondo General es el principal fondo del Distrito y representa la mayor parte de los gastos corrientes de funcionamiento. En el Fondo General se registran las transacciones que abarcan el presupuesto operativo corriente aprobado, los ingresos, gastos, activos, pasivos y saldo de fondos relacionados. Las transacciones financieras del Distrito se registran detalladamente en el libro mayor por objetos y funciones dentro de proyectos y programas. Este fondo se ha descrito a menudo como un fondo operativo o corriente e incluye ingresos procedentes de un impuesto local ad valorem de mantenimiento, un fondo estatal y otras fuentes como la matrícula, las tasas y los beneficios de las inversiones.
El área de Contabilidad General de la Oficina del Interventor se encarga de recopilar, compilar, organizar, realizar el seguimiento y pagar los contratos del Distrito y los acuerdos de consultoría / servicios profesionales. Esta área también es responsable de procesar las solicitudes de transferencia de gastos y todas las consultas de cuentas por cobrar.
Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros en: general_accounting@houstonisd.org
Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC)
Servicio interno
La Contabilidad de Servicios Internos gestiona fondos para la Imprenta, el Seguro de Enfermedad, la Compensación de los Trabajadores y el Fondo de Servicios Internos general.
Imprenta
El Fondo de Imprenta se utiliza para contabilizar todas las actividades de impresión y distribución de las dos imprentas del Distrito. Los costes de impresión y distribución se cargan a las escuelas y departamentos. Durante los periodos de menor actividad, la imprenta recibe trabajos de otros organismos gubernamentales que requieren asistencia durante sus periodos de mayor actividad. El Distrito también tiene acuerdos recíprocos con otras agencias gubernamentales en el caso de que los usuarios del Distrito experimenten una acumulación de trabajos.
Seguro de enfermedad
El Fondo de Seguro Médico se utiliza para contabilizar el plan de seguro médico administrado por el Distrito. El plan se basa en primas, lo que requiere que el Distrito y sus empleados compartan el coste. El Distrito aporta aproximadamente el 56,32% del coste anual del plan, mientras que los empleados pagan el 43,68% restante.
Indemnización por accidente laboral
El Fondo de Compensación de Trabajadores se utiliza para contabilizar las actividades de financiación de riesgos relacionadas con el programa de compensación de trabajadores. Todos los empleados del Distrito están cubiertos por este plan en caso de lesiones ocurridas en el trabajo. El Distrito aporta el 100% de la financiación de este programa.
Fondo de Servicios Internos
El Fondo de Servicios Internos se utiliza para contabilizar los servicios de pago ofrecidos por el Distrito para atender las necesidades específicas de las escuelas y departamentos. Los programas de Desarrollo Profesional, Certificación Alternativa, Atletismo, Oficinas Regionales, UIL y Servicios de Medios de Comunicación se contabilizan dentro de este fondo.
Contabilidad de activos fijos
Ingresos especiales
Los ingresos especiales contabilizan todos los fondos recibidos con fines específicos en forma de subvenciones federales, estatales o locales. Estas subvenciones, denominadas proyectos, se conceden al Distrito Escolar Independiente de Houston con el fin de llevar a cabo tareas educativas específicas; por lo tanto, los ingresos y gastos se registran por proyecto o grupo similar de proyectos.
Tesoro
La gestión diaria de la tesorería y las inversiones del Distrito es responsabilidad del Director Financiero, el Interventor y el Tesorero, que han sido designados por el Consejo como responsables de las inversiones del Distrito. De acuerdo con las directrices de la Ley de Inversiones de Fondos Públicos (PFIA), estas personas son responsables de crear y mantener una cartera de inversiones que ofrezca seguridad frente al riesgo, liquidez para cubrir las necesidades de efectivo y un rendimiento que proporcione una tasa de rentabilidad razonable.
Los resultados de las actividades de inversión, que incluyen diversas cuentas de depósito en efectivo, fondos comunes de inversión y valores de agencias, se comunican trimestralmente al Consejo. El Informe Trimestral de Inversiones incluye descripciones gráficas y escritas de los saldos de la cartera, análisis de rendimientos, calendarios de vencimientos, flujos de caja y actividad de las cuentas de todas las áreas de negocio. Una versión abreviada del Informe Trimestral de Inversiones se incluye en la sección del Dial de este portal.
Las actividades rutinarias de la Contabilidad de Tesorería incluyen:
- recepción e ingreso de efectivo y cheques,
- imprimir cheques de desembolso para cuentas por pagar y transferir la información al banco,
- seguimiento de los saldos de las cuentas corrientes de todas las áreas de negocio,
- ejecutar pagos y transferencias electrónicas entre las distintas cuentas bancarias,
- control de las tasas de inversión, y
- proporcionar un informe diario de la actividad de caja y del estado de las cuentas.
Los negocios no rutinarios requerirían:
- investigación para resolver cualquier problema relacionado con las nóminas con el Servicio de Impuestos Internos (IRS),
- preparar una serie de asientos para garantizar que todas las cuentas puedan conciliarse a final de mes con los extractos bancarios u otros informes externos para las nóminas, los impuestos y las cuentas relacionadas con el servicio de la deuda,
- comunicarse con los agentes de valores para comprar o vender instrumentos de inversión,
- seguimiento de las oportunidades de inversión,
- Garantizar que las inversiones cumplen los criterios de la PFIA y la Política de Gestión de Efectivo e Inversiones de HISD.
- licitación selectiva y ejecución del contrato de depósito, y
- preparar información sobre el servicio de la deuda para la emisión de bonos, el cumplimiento, el reembolso y el arbitraje.
Informes
- Informe financiero global anual
- Auditoría única
- Registro suplementario de cheques e informe anual de débitos locales
Informe financiero global anual
Auditoría única
Registro suplementario de cheques e informe anual de débitos locales
Registro de cheques en línea
El registro de cheques en línea del Distrito Escolar Independiente de Houston, que se estrenó en abril de 2007, permite a los contribuyentes ver exactamente cómo gasta su dinero el distrito.
Una herramienta de búsqueda en línea adjunta a una base de datos permite a los visitantes del sitio web público del distrito ver un registro de cualquier cheque que HISD haya emitido para cualquier producto o servicio en los últimos tres años.
La base de datos, en la que se pueden realizar búsquedas completas, contiene los nombres y los importes pagados a más de 39.000 proveedores, incluidos los cheques emitidos con cargo a todos los fondos operativos del distrito (es decir, el Fondo General y el Fondo del Servicio de la Deuda, así como los fondos para proyectos de capital, servicios de alimentación, subvenciones, servicios internos, empresas diversas y actividades estudiantiles).
Para utilizar la base de datos, basta con hacer clic en este enlace Check Register Online Search Engine (CROSE).
Los visitantes pueden optar por buscar un proveedor por la primera letra del nombre del proveedor, el número del proveedor, todos los proveedores o fechas e importes dentro de un proveedor seleccionado.
En el registro sólo figuran los cheques con menos de tres años de antigüedad.
Las preguntas sobre el registro de cheques en línea pueden enviarse por correo electrónico a checkregister@houstonisd.org.